Лаура Спенсер 2 февраля 2018 года.
Перевела с русского Светлана (оригинал статьи на английском языке можно также посмотреть здесь)
Кажется, что ваш почтовый ящик всегда полон новых сообщений. Решение о том, что делать с каждым сообщением, кажется сложным. Вы можете пропустить ответ на важное сообщение, потому что не заметили беспорядка. Правила MSOutlook могут помочь.
Если вы знаете, как установить правила в Outlook, вы можете обеспечить, чтобы похожие письма всегда группировались вместе. Это поможет вам расставить приоритеты и упорядочить доходы от электронной почты. Вы также можете использовать правила Outlook для обработки часто получаемых вами типов электронной почты, таких как информационные бюллетени и объявления. Вы также можете установить правила для автоматического удаления определенных типов писем.
В этом уроке мы спросим: "Что такое правила Outlook?". и отвечает на вопрос "Что такое правила Outlook?". Вы также узнаете, как создавать правила в Outlook и как импортировать или экспортировать правила Outlook. Наконец, вы узнаете, как редактировать или удалять правила Outlook.
Inbox Zero Mastery Guide (скачать бесплатную электронную книгу)
Прежде чем научиться пользоваться Microsoft Outlook, получите нашу бесплатную электронную книгу. Это окончательное руководство по InboxZeroMastery. Она включает в себя стратегии организации входящих сообщений и полезные советы по более эффективному управлению электронной почтой.
Давайте подробнее рассмотрим правила MSOutlook.
Каковы правила Outlook (и как они используются?)
Вы можете спросить: что такое правила? Правило Microsoft Outlook — это серия действий, которые Outlook автоматически выполняет при выполнении определенных условий. Вы можете задать условия для правила с помощью диспетчера правил и оповещений Outlook. Правила могут сэкономить вам много времени, если вы часто выполняете одно и то же действие для похожих писем.
В Outlook также есть мастер правил, который упрощает создание правил. Мастер правил уже создал часто используемые правила. Все, что вам нужно сделать, это настроить каждое правило в руководстве по своему вкусу.
Как создать правила в MS Outlook с помощью мастера правил (видео)
На скриншоте выше показано, как использовать мастер правил в MicrosoftOutlook. Кроме того, прочитайте подробные инструкции, которые помогут вам создавать и изменять правила в Outlook.
1. Как переместить сообщение в папку с помощью правила
Наиболее распространенным правилом, создаваемым пользователями, является правило автоматической отправки определенных сообщений в папку. Этот ярлык Outlook позволяет сделать это быстро и легко. Ярлык также содержит несколько других общих действий.
Начните с открытого письма. Щелкните папку и выберите сообщения, которые необходимо автоматически переместить в папку. Нажмите Главная>Правила. В выпадающем меню выберите Создать правило. Откроется диалог Create Rule (Создать правило).
Верхняя часть диалогового окна "Создать правило" уже заполнена на основе выбранной электронной почты.
Обратите внимание, что поля От, Тема и Кому выбранного письма уже заполнены в верхней части диалогового окна. Чтобы выбрать один или несколько из этих критериев как есть, установите флажок слева. Вы также можете ввести новую тему или выбрать новых получателей электронной почты (если в вашем почтовом ящике большое количество писем).
В следующих разделах вы можете выбрать до трех действий для электронных писем, которые соответствуют определенным критериям.
- Отображение сообщения электронной почты в окне уведомления о новом элементе на рабочем столе.
- Издает звуковой сигнал при получении сообщения электронной почты, отвечающего заданным критериям.
- Перемещает элемент в выбранную вами папку
Выберите одно или несколько действий из списка. Укажите действие и выберите OK, чтобы сохранить выбор. Нажмите OK, чтобы продолжить. Появится запрос, хотите ли вы запустить правило против писем, уже находящихся в папке "Входящие". Правило было создано.
2. Как использовать мастер правил
Если вам нужно больше параметров для правила MS Outlook, воспользуйтесь мастером правил. Давайте начнем:.
Шаг 1: Зайдите в Мастер правил.
Начните с открытого почтового ящика. Перейдите на вкладку Файл. Появится окно Информация об учетной записи.
В окне Информация об учетной записи нажмите на поле Управление правилами и оповещениями.
Щелкните поле Manage Rules and Alerts, чтобы открыть диалоговое окно Rules and Alerts. :.
Выберите пункт меню Новое правило.
Выберите пункт меню Новое правило в левом верхнем углу диалогового окна. Откроется мастер правил.
Первый экран мастера правил Outlook.
Примечания Вы также можете открыть Мастер правил из опции Дополнительно в диалоговом окне Создание правила.
Шаг 2: Выбор шаблона в мастере правил Outlook
В верхней части руководства по правилам вы увидите список предопределенных шаблонов правил в следующих двух категориях
- организовывать и организовывать
- Постоянно обновляйте информацию.
Вы также увидите категорию под названием "Начать с пустого правила". Используйте эту категорию для создания правила, если вы не хотите начинать с одного из предопределенных шаблонов.
Просмотрите существующий список шаблонов правил и выберите тот, который соответствует вашим потребностям, чтобы выбрать его. Затем нажмите кнопку "Далее". В этом руководстве мы выбрали шаблон "Переместить сообщения от кого-то в папку". Если вы выберете другой шаблон, ваш выбор может отличаться.
Шаг 3: Установите условия использования.
После выбора шаблона правила мастер правил отображает список условий, которые применяются к шаблону, и флажок для каждого условия.
Выберите условия для правила.
Установите флажок рядом с каждым условием, которое будет применяться к правилу. Выбранное условие появится в поле на шаге 2 Мастера правил. Обратите внимание на гиперссылку для каждого условия. Нажмите на каждую гиперссылку, чтобы настроить правило в соответствии с вашими требованиями. Пример того, что вы увидите при нажатии на семантическую гиперссылку, показан ниже.
Вы можете выбрать степень серьезности писем, к которым применяется правило.
Продолжайте щелкать по каждой гиперссылке и выбирайте штат, который больше всего соответствует вашим потребностям. Когда вы закончите, нажмите кнопку Далее.
Шаг 4: Настройте действия правил
После того как вы настроили условия правила, вы готовы к настройке действий правила. Мастер правил отображает различные действия, которые могут быть применены к правилу.
Выберите действие, которое необходимо выполнить для сообщений, соответствующих условию.
Этот экран работает так же, как и предыдущий экран мастера правил. Выберите действия, которые вы хотите добавить к этому правилу, установив флажок рядом с каждым выбранным действием. Щелкните по гиперссылкам в разделе "Шаг 2", чтобы конкретизировать действия. После завершения выбора нажмите кнопку Next (Далее). Вы перейдете на следующий экран Мастера правил.
Шаг 5: Определите исключения из правил
Следующий экран мастера правил очень похож на предыдущие два экрана, за исключением того, что в данном случае вы определяете исключения из правила. Когда вы закончите определение исключения из правил, снова нажмите кнопку Далее.
Шаг 6: Назовите правило и активируйте его
На последнем экране мастера правил вам будет предложено дать имя правилу.
После того как вы определили правило в Outlook, вы готовы дать ему имя.
Введите название правила в отведенное для него место. Если вы хотите запустить правило для существующего сообщения, установите флажок рядом с первым сообщением. Чтобы активировать правило, установите второй флажок. Если у вас несколько учетных записей, установите третий флажок.
После завершения настройки правила нажмите Готово. Откроется диалоговое окно Правила и уведомления. Нажмите Применить и нажмите OK, чтобы активировать правило.
Правило было создано в MSOutlook.
4. Как импортировать или экспортировать правило
Правила можно импортировать или экспортировать. Это особенно полезно при переходе на другую версию Outlook. Эта функция также может использоваться для совместного использования правил Outlook различными пользователями Outlook.
Несколько слов предостережения. Если экспортируемые правила содержат определенные папки или другие вещи, связанные с электронной почтой, правила импорта Outlook должны содержать те же папки.
Шаг 1: Экспорт правил.
Начните с открытого почтового ящика. Перейдите на вкладку Файл. Откроется окно Информация о счете. Щелкните по полю Управление правилами и оповещениями. Откроется диалоговое окно Правила и предупреждения. Нажмите Options (Параметры) в меню в верхней части экрана. Откроется диалоговое окно Параметры.
Вы можете экспортировать уже созданные правила.
Примечания. Вы также можете получить доступ к диалогу Правила и уведомления в разделе Правила вкладки Главная на ленте.
Нажмите на кнопку Экспорт правил. Откроется окно Проводника.
Введите имя файла для экспортируемых правил.
Перейдите в каталог, в котором вы хотите сохранить извлеченный файл правил. Введите имя файла, в котором вы хотите сохранить правила, и нажмите Сохранить.
Шаг 2: Введите правила.
Процесс импорта правил аналогичен процессу экспорта правил, с некоторыми отличиями.
Начните с открытого почтового ящика. Перейдите на вкладку Файл. Откроется окно Информация о счете. Щелкните по полю Управление правилами и оповещениями. Откроется диалоговое окно Правила и предупреждения. Нажмите Options (Параметры) в меню в верхней части экрана.
Когда появится диалоговое окно Параметры. Щелкните Правила импорта вместо Правил экспорта. Когда откроется окно Проводника, перейдите в каталог, где хранятся импортированные правила. Щелкните на имени файла, чтобы выбрать его, и нажмите кнопку Открыть. Нажмите OK, чтобы вставить правило.
Примечания Если в импортированном правиле отсутствует какой-либо параметр, будет отображено сообщение об ошибке. Например, если папка, используемая в правиле, не настроена для электронной почты.
5. Как редактировать правило
Предположим, вы установили правило в Outlook для обработки определенного типа электронной почты, но вам нужно изменить это правило. Используя Outlook, вы можете легко редактировать и изменять существующие правила. Спросите как:.
Шаг 1: Откройте диалоговое окно Правила и уведомления.
Начните с открытого почтового ящика. Нажмите Файл > Управление правилами и предупреждениями. Откроется диалоговое окно Правила и уведомления.
Выберите правило из списка. Выберите пункт меню Редактировать правила в верхней части диалогового окна. Появится всплывающее меню Edit Rule.
Вы можете переименовать существующее правило в MicrosoftOutlook.
Примечания Вы также можете открыть это всплывающее меню с вкладки Главная в папке Входящие Outlook, Правила > Управление правилами и оповещениями > Изменить правило.
В этом меню есть три варианта
- Одновременная обработка нескольких параметров правила
- Быстрое переименование правила
Быстрое добавление или изменение действий правил
Давайте рассмотрим каждый из этих вариантов по отдельности.
Шаг 2: Редактирование параметров нескольких правил
Чтобы отредактировать несколько параметров правила, выберите опцию ‘Редактировать параметры правила’ во всплывающем меню ‘Редактировать правило’. Мастер правил для выбранного правила откроется снова. Используйте мастер правил для изменения условий, действий и исключений.
Шаг 3: Быстрое переименование правила
Если вы хотите переименовать только выбранное правило, вам не нужно снова открывать мастер правил. Вместо этого выберите опцию Rename Rule во всплывающем меню Rename Rule. Вам будет предложено ввести новое имя для выбранного правила.
Вы можете переименовать правило в MicrosoftOutlook.
После завершения ввода имени правила нажмите кнопку OK.
Шаг 4: Добавьте или измените одно или несколько действий правила
Если вы хотите изменить только несколько общих действий, вам не нужно снова открывать Мастер правил. Во всплывающем меню Edit Rules (Редактирование правил) есть несколько ярлыков для общих действий в опции Rename Rule (Переименовать правило).
Вы можете изменить некоторые действия правил Microsoft без повторного открытия мастера правил.
Активные действия отображаются в виде синих квадратиков вокруг значка действия во всплывающем меню. Чтобы включить или отключить отдельное действие для выбранного правила, просто нажмите на него.
Для некоторых действий это все, что требуется. Для других действий после добавления действия появится второе диалоговое окно. Во втором диалоговом окне можно получить более конкретную информацию.
Например, если выбрать опцию Копировать в папку. Появится диалоговое окно, в котором можно выбрать нужную папку.
Вы можете копировать правила MicrosoftOutlook.
Когда вы закончите вносить изменения в выбранное правило, нажмите OK в диалоговом окне Правила и предупреждения.
6. Как удалить правило
Если правило больше не нужно, его можно удалить. Начните с открытого почтового ящика. Выберите Файл > Управление правилами и оповещениями. Откроется диалоговое окно Правила и уведомления. :.
В Outlook можно удалять правила, которые больше не нужны.
Примечания Вы также можете открыть диалоговое окно Правила и оповещения в разделе Правила > Управление правилами и оповещениями на вкладке Главная в папке Входящие Outlook.
Выберите правило, которое вы хотите удалить, установив рядом с ним флажок. Затем выберите опцию Удалить (выглядит как X) из меню в верхней части диалогового окна Правила и предупреждения. Появится запрос, действительно ли вы хотите: удалить правило имя правила. Нажмите Да. Затем нажмите кнопку OK в нижней части диалогового окна Правила и оповещения.
