lightanddesign.ru
Часто при создании таблиц в Excel используются выпадающие списки. Это так просто!
Так как же мне это сделать?
1. выберите строки раздела, которые необходимо сгруппировать, исключая заголовки.
2.Выберите Данные->Группа.
3Если выделена не вся строка с заголовками, а только группа ячеек, появится диалог, в котором пользователю будет предложено указать, какие строки или столбцы должны быть сгруппированы.
Кнопка ‘+’ или ‘-‘ теперь может быть нажата для сворачивания или разворачивания участка строк.
Чтобы отобразить линию на определенном уровне, нажмите кнопку 1, 2 и т.д. Соответствующий уровень.
По умолчанию кнопки ‘+’ / ‘-‘ находятся внизу, что неудобно и некрасиво в большинстве случаев. Поэтому давайте сделаем небольшое изменение и разместим кнопки группировки в верхней части.
Для этого отрегулируйте положение итогов и снимите флажок Итого строк под данными в настройках структуры Excel.
Сгруппированный список будет выглядеть следующим образом
Добавление выпадающих списков в лист Excel может ускорить ввод данных, предоставляя пользователям список элементов, которые они могут выбрать, вместо того, чтобы вводить информацию каждый раз. Когда такие данные помещаются в ячейку электронной таблицы, в ней начинает появляться стрелка. Нажмите на стрелку для ввода данных и выберите нужную запись. Выпадающие списки могут быть созданы в Excel за несколько минут, что значительно увеличивает скорость ввода данных. Этот процесс объясняется ниже.
Инструкция для Excel
Откройте таблицу на странице, где вы хотите создать выпадающий список. Создайте список элементов, которые должны быть отражены в списке. Введите данные в заказ, который будет открыт позже. Записи должны находиться в одной строке или столбце и не могут содержать пустых ячеек.
Чтобы создать список необходимых элементов на отдельном листе, щелкните по ярлыку листа, на котором нужно ввести данные. Выберите тип, а затем выберите содержимое для отображения в списке. Щелкните правой кнопкой мыши на выделенном диапазоне ячеек, введите имя диапазона в поле Имя и выберите OK. Вы можете защитить или скрыть лист, чтобы другие пользователи не могли изменять список.
Основы того, как в «Экселе» сделать раскрывающийся список
Для этого щелкните по выделенной ячейке. Перейдите на вкладку Данные на ленте MicrosoftExcel. Появится диалоговое окно Проверка данных. Перейдите на вкладку Настройки и в выпадающем списке выберите Список из меню Разрешения. Нажмите радиокнопку в меню Источник. Выберите список элементов для включения в раскрывающийся список Excel.
Если вы создали доменное имя в поле Источник, введите знак равенства, а затем введите доменное имя.
Необходимые настройки для создания
Установите или снимите флажок Игнорировать пустые, в зависимости от того, можно ли оставлять ячейку, содержащую выпадающий список, пустой.
Перейдите на вкладку Post Message (Сообщение), чтобы отобразить окно сообщения, которое открывается при нажатии на выпадающий список. Убедитесь, что установлен флажок Отображать сообщение ввода при выборе ячейки, и введите заголовок. Здесь вы пройдете все шаги по созданию выпадающего списка в Excel.
Перейдите на вкладку Уведомление об ошибке, чтобы отобразить сообщение об ошибке, если данные неверны. Установите соответствующий флажок и убедитесь, что опция ‘Уведомление об ошибке’ активирована.
Нажмите OK, чтобы подтвердить сохранение критериев проверки и создание списка роста.
Как в «Экселе» сделать раскрывающийся список – полезные примечания
Если размер раскрывающегося списка превышает размер ячейки, содержащей список, можно изменить ширину ячейки, чтобы видеть весь текст.
Чтобы удалить выпадающий список, выберите содержащую его ячейку. Перейдите на вкладку Данные на ленте Microsoft Excel. В разделе Рабочие группы нажмите кнопку Проверить данные. Перейдите на вкладку Настройки, нажмите Удалить все и нажмите OK.
Как видите, семинар по созданию растущих списков в Excel очень прост. Семинар не требует специальных знаний при условии, что вы импортируете знания о вычислительных листах. Стоит также отметить, что в разных версиях Excel элементы меню могут в некоторой степени отличаться от приведенных выше. Это необходимо учитывать в процессе работы.
При жестко повторяющихся данных (например, фамилии сотрудников, номенклатура продукции или ставки отчислений клиентов), помня о них и не ошибаясь в расположении, вы можете один раз создать стандартный справочник, заменить данные и выбрать их. В этой статье вы можете использовать четыре различных способа создания развивающегося списка в Excel.
Способ 1 — горячие клавиши и раскрывающийся список в excel
Этот метод использования развивающегося списка, по сути, не является настольным инструментом, который необходимо каким-то образом настроить или дополнить. Что всегда срабатывает, так это constructed (клавиша прямого доступа). После ввода любого столбца можно щелкнуть правой кнопкой мыши на пустой ячейке и выбрать из выпадающего меню пункт "Выбрать из выпадающего списка".
Этот же пункт меню можно активировать, нажав Alt+’Стрелка вниз’. Программа автоматически рекомендует значения для ячеек, заполненных данными ранее в выпадающем списке. На рисунке ниже программа предлагает четыре варианта (Excel не отображает двойные данные). Единственное условие для работы этого инструмента — отсутствие пустых ячеек между данными из списка и ячейкой, заполняющей сам список.
Используйте клавиши быстрого доступа для расширения растущего списка данных
Списки, заполненные таким образом, работают как внизу, так и вверху. В случае верхней ячейки программа берет содержимое списка из нижней цены. Опять же, между ячейкой и вставляемыми данными не должно быть пустых ячеек.
Выпадающие списки также могут работать в верхней части, используя данные под ячейкой
Способ 2 — самый удобный, простой и наиболее гибкий
Этот метод создает отдельные данные для списка. Данные могут находиться как в рабочем листе, так и в другом рабочем листе файла Excel.
- Сначала необходимо создать список данных, которые будут источником данных, подлежащих замене в списке разработки Excel. Выделите данные и щелкните правой кнопкой мыши. В раскрывающемся списке Присвоить имя… выберите "Присвоить имя…".
Создайте набор данных для списка
Введите имя для набора данных
Вы можете создать растущий список из многих ячеек одновременно
Введите имя ранее созданного списка для создания проверки импортированных значений
Excel выдаст ошибку, если вы попытаетесь ввести значение, которое не содержится в определенном каталоге.
Помимо списка, данные можно вводить вручную. Если введенные данные не совпадают с какими-либо данными, программа выдаст сообщение об ошибке
Вы также можете нажать на выпадающие кнопки в ячейках, чтобы отобразить список ранее созданных значений.
Способ 3 — как в excel сделать выпадающий список с использованием ActiveX
Для использования этого метода вкладка "Разработчик" должна быть активирована. По умолчанию эта вкладка отсутствует. Чтобы активировать его:.
- Нажмите Файл в левом верхнем углу приложения.
- Выберите Параметры и нажмите кнопку .
- На вкладке Настроить ленту окна Параметры Excel выберите вкладку Разработчик.
Активируйте вкладку "Разработчик".
Теперь вы можете использовать инструмент List Box (компонент ActiveX). На вкладке Разработчик нажмите кнопку Вставить и найдите кнопку Listbox (элемент ActiveX) в разделе Компоненты ActiveX. Нажмите на.
Нарисуйте этот объект в раскрывающемся списке Excel в ячейке, где требуется раскрывающийся список.
Далее необходимо настроить этот элемент. Для этого необходимо активировать "Режим конструктора" и нажать кнопку "Свойства". Откроется окно "Свойства".
При открытом окне "Свойства" щелкните элемент Listbox, созданный ранее. Списки имеют множество свойств, и вы можете настроить многие из них, начиная от отображения списка и заканчивая специальными свойствами объекта.
Однако на этапе создания интерес представляют только три основных из них
- ListFillRange — задает диапазон ячеек, из которых будут извлекаться значения выпадающего списка. В моем примере я указал два столбца (A2:B7 — именно так он используется далее). Если требуется только одно значение, укажите A2:A7.
- ListRows — количество данных в выпадающем списке. Компонент ActiveX отличается от первого метода тем, что можно указать большое количество данных.
- ColumnCount — указывает количество столбцов данных, указанных в раскрывающемся списке.
Если для строки ColumnCount указать значение 2, то выпадающие данные будут выглядеть следующим образом
Как вы можете видеть, второй столбец данных в раскрывающемся списке Excel был заменен на данные ‘Vendor’.
Функция "Свернуть" на вкладке "Данные" позволяет легко свернуть и развернуть диапазон ячеек в листе Excel. Например, если на листе Excel имеется большое количество данных, вы можете группировать и сворачивать данные, чтобы сделать лист более организованным, включив в него только те данные, которые необходимо отобразить в соответствии с вашими требованиями. В следующих шагах показано, как свернуть и развернуть все сгруппированные ячейки одновременно.
Клетки были сгруппированы, как показано на рисунке 1.
Как видно из рисунка, диапазоны ячеек, выделенные цветом, сгруппированы.
Чтобы отобразить только нужную вам информацию (в данном примере нас интересуют итоговые значения), вы можете свернуть все ячейки сразу, нажав левой кнопкой мыши на цифры "1 и 2" в левой части экрана. Как показано на рисунке 2, символ " " уменьшает ячейки, а символ " " уменьшает ячейки.
Таким образом, вы можете контролировать информацию, отображаемую в рабочем листе Excel, и сделать ее более приятной для просмотра. Аналогичным образом можно управлять вертикально сгруппированными ячейками.
