lightanddesign.ru
You might also like
Электронная подпись ("HY") — это криптографическое шифрование, которое позволяет идентифицировать владельца документа и, таким образом, выступает в качестве бумажного аналога подписи. Цифровые подписи используются для придания юридической силы закону против электронного документооборота.
Использование цифровой подписи является необходимым условием для того, чтобы договоры имели юридическую силу, для ведения бухгалтерского учета или для выполнения других корпоративных задач.
Документы любого формата могут быть подписаны цифровой подписью. Самым распространенным текстовым редактором сегодня является Word, входящий в пакет Microsoft Office. Существует несколько способов подписать документ Word, некоторые из которых требуют подготовки документа и дополнительного программного обеспечения. Эта статья поможет вам понять, как подписать ЭП Word, указав на ключевые моменты и особенности.
Что нужно для подписания документа Ворд ЭП?
Разумеется, для изучения и подготовки подписываемого документа необходима соответствующая версия приложения word, если подпись будет выполняться с помощью программного обеспечения стенда, и если это имеет отношение к функции word используются добавки.
В то же время следует использовать ту же версию слова, что и получатель подписи, чтобы избежать проблем с проверкой подписи. В большинстве случаев документ открывается без ошибок, но могут возникнуть трудности с проверкой подписи, если версии слов отличаются.
Окончательный вариант документа должен быть согласован с подрядчиком. Это должно быть согласовано с подрядчиком, так как после подписания документы не могут быть оформлены. Поэтому необходимо убедиться, что все процессы были выполнены. Если после подписания обнаружены ошибки, необходимо сделать новую исправленную копию и повторить процедуру подписания.
Рисунок 1 Документ, заблокированный для изменения
Действующий сертификат ЭП определяет, кто подписывает документ. Важно использовать правильный тип сертификата, например, если пользователь использует сертификат ЭП, признанный за его юридическую силу, а не просто
Программные средства, управляющие механизмами цифровой подписи и шифрования. Они отвечают за центры цифровой подписи, алгоритмы шифрования, чтение и проверку сертификатов и манипулирование электронными ключами. Благодаря этому программному обеспечению существуют программы и дополнения для создания и проверки электронных подписей. Примером такого продукта является Cryptopro CSP.
Программное обеспечение, отвечающее за подписи. Это могут быть плагины для слов, например, подписи КриптоПро Office, или отдельные программы, например, CryptoArm.
Как подготовить документ к подписанию?
Сначала подготовьте документ в формате word, который нужно подписать. Для этого используйте следующий алгоритм
- Набирая текст, …
- Проверьте наличие ошибок, опечаток и
- двойной контроль правовой информации (номер приказа, закон, ГОСТ, СНиП и др.), и
- убедитесь, что никаких дополнительных изменений не требуется.
С технической точки зрения документы word отличаются от других типов файлов. Войти в ES не так просто. Для этого необходимо выделить основную часть документа.
- Установите курсор под текстом и
Рис. 2 Установка курсора
- Перейдите на вкладку "Введение", выберите "Таблицы" и нажмите на кнопку
Рис. 3 Создание таблицы
- Создайте таблицу с одной ячейкой и настройте ее размер.
Рис. 4 Создание таблицы ячеек
- Нажмите на квадрат в верхнем углу таблицы, перейдите на вкладку Конструктор и выберите тип и ширину рамки. Этот параметр используется для форматирования документа. При необходимости можно оставить настройки по умолчанию.
Рисунок 5: Адаптация документа
После вышеуказанной обработки закон готов к подписанию. Для удобства, сохранение документа Wordov в стандартном виде позволит сэкономить время в будущем.
Рисунок 6: Сохранить документ.
Как поставить электронную подпись на документ WORD?
Существует несколько способов добавить ЭП на доску Wordov. В зависимости от типа документа и требований к его формату можно использовать как встроенные функции word, так и программное обеспечение сторонних производителей.
Первый метод подходит, если вы используете общие документы, но не очень много электронной почты. При больших объемах данных этот вариант неприятен, так как все операции выполняются вручную.
Специализированное программное обеспечение стоит денег, но может автоматизировать процесс. Кроме того, большинство программ либо тестируют функциональность в демонстрационном режиме, либо имеют ограниченный доступ к полной функциональности.
Давайте рассмотрим несколько конкретных примеров того, как подписывать документы word с помощью встроенных инструментов, расширений, вспомогательных программ и консольных приложений.
Без добавок
Каждая версия Word поддерживает встроенные дополнения ES, но способ, которым это делается, варьируется от версии к версии. Это зависит от владельца слова "рыба". Подписание осуществляется с помощью гипотетической системы. Для этого перейдите на вкладку Инструменты и выберите Параметры.
В появившемся меню перейдите в раздел "Безопасность" и добавьте цифровую подпись.
Рисунок 7: Вводная ЭП в разделе ‘Безопасность’.
После ввода ЭП программа попросит вас ввести пароль. Введите пароль для подписи. В сценарии ЭП вводится в Word, чтобы документ считался подписанным.
Редакции Word 2007, 2010, 2013 и 2016 реализованы с новой, более удобной архитектурой, чтобы облегчить процесс.
- Поместите курсор в ячейку и нажмите на кнопку
- Перейдите на вкладку Макет и в разделе
- В поисковой строке введите ‘Prepare’.
- Выберите «Добавить цифровую подпись» и нажмите
Рис. 8 Добавление цифровой подписи
- Затем программа попросит вас сохранить документ в специализированной форме, нажмите «Да».
Рис. 9 Сохранить в специализированной форме.
- Программа предлагает выбор сертификатов, нажмите на кнопку
Рис. 10 Параметры сертификата.
- Выберите ES и нажмите OK.
После выполнения этого шага документ считается подписанным. Его копия не содержит ЭП, поэтому вам не нужно беспокоиться о несанкционированном использовании файла. Любые внесенные изменения также аннулируют ЭП.
С дополнением.
Крупнейший пользователь документов Word ES — дружественное дополнение — подпись Cryptopro Office. Этот ADD -ON позволяет подписывать документы без установки стороннего программного обеспечения. ADD -ON подходит для версий word, отличных от 2003. ADD -ON не может быть подключен на процессорных архитектурах.
Стоит также добавить, что в редакциях Word 2010-2019 встроенной функциональности программы недостаточно для работы с признанными цифровыми подписями, поэтому документы можно подписать только с помощью дополнительной программы.
Office Signature не является автономным программным обеспечением и лишь расширяет базовую функциональность MS Office. Это означает, что он не может выполнять функции, не предусмотренные стандартным протоколом wordboard. Например, некоторые распознанные клавиши могут не распознаваться.
Чтобы загрузить утилиту, перейдите по адресу cryptopro.ru и загрузите расширение. В течение первых трех месяцев вы можете использовать Add -On бесплатно, но затем вам потребуется приобрести лицензию. Включите утилиту с самого начала
Как подписать документ электронной подписью КриптоПро?
Существует несколько подходов к использованию ES for Word. Настройки программного обеспечения могут отличаться в зависимости от штата. Например, в Word 2010 и более поздних версиях для работы КриптоПро требуется дополнение, в то время как в 2007 его можно использовать без него. Файлы могут быть подписаны, даже если Word не установлен.
К сожалению, плагин WORD поддерживает не все типы ЭП. Для этого может потребоваться установка специального программного обеспечения. Лучшим решением является плагин CryptoPro. Чтобы использовать его, необходимо подготовить компьютер.
- Загрузите и установите CryptoProCSP 4.0 или 5.0. CSP — это основная система, используемая для обработки шифрования ЭП. Программа имеет 90-дневный пробный период, после чего необходимо активировать лицензию, которую можно приобрести на сайте KRIPTO-PROLtd.
- Во время установки программного обеспечения пользователю предлагается загрузить и установить дополнительные драйверы, которые работают с зашифрованным ядром. Процесс запускается автоматически, и пользователь должен убедиться, что программное обеспечение активировано.
- Добавьте ЭП в базу данных ПО, найдите папку ‘Trusted’ в папке ‘Console Root’ и добавьте распознанную подпись. Личные добавляются в папку «Личные».
- Установите бесплатную дополнительную утилиту CryptoProESBrowser.
- Загрузите специальные расширения для маршрутизации каналов данных.
- Проверьте на брандмауэре, что канал обмена документами находится в списке доверенных.
- Также рекомендуется добавить в список доверенных хостов все веб-службы, которые принимают от вас документы.
Затем откройте Word и перейдите на вкладку Добавить цифровую подпись. Выберите нужный сертификат и подпишите документ.
Рис. 11 Подписание документа
После подписания программа уведомит вас о том, что операция прошла успешно. Как и в случае с традиционными методами подписания, любые изменения в документе аннулируют ЭП. Как видите, подписать файл ЭП с помощью приложения КриптоПро очень просто.
CryptoARM.
Это полноценное программное обеспечение, позволяющее манипулировать файлами с собственной консоли управления. Этот вариант подходит для компаний с большим документооборотом, так как процесс максимально автоматизирован и требует минимальных затрат времени.
Работает следующий алгоритм.
- Загрузите и установите программное обеспечение, а также
- Запустите программное обеспечение и подождите, пока система настроится автоматически.
- На вкладке «Файл» перейдите в раздел «Подписи» и нажмите кнопку
Рисунок 12: Раздел «Подпись».
- Используйте мастер автоматической настройки ЭП, чтобы
Рис. 13 Автоматическая направляющая ES.
- Выберите файл, который необходимо подписать, и нажмите кнопку
Рис. 14 Выбор файлов.
- Укажите дополнительные требования к файлу в окне Формат вывода. Например, введите формат или место хранения результатов и нажмите кнопку Далее.
- Выберите сертификат для подписания документа и
- Подождите, пока программа закончит свою работу.
Программе потребуется несколько секунд, чтобы подписать документ. Можно одновременно подписывать несколько файлов, что значительно повышает производительность. После добавления ЭП в документ ее нельзя изменить. Следует добавить, что некоторые клавиши требуют ввода пароля. Если этот параметр необходим, программа автоматически запросит разрешение на использование файла.
Использование веб-сервисов
В Интернете есть несколько сервисов, предоставляющих услуги цифровой подписи для документов. Некоторые из них совершенно бесплатны. Используя их, вы информируете себя о том, что передаете данные, составляющие коммерческую тайну, третьей стороне. Поэтому важно проверить платформу.
Согласно отзывам, Contour.Crypto считается самым надежным ресурсом. Поэтому рекомендуется использовать это веб-приложение. Кроме того, не рискуйте своей судьбой, используя спорные веб-программы.
Приложение разработано компанией ‘SKBKontur’, лицензированным разработчиком программного обеспечения для шифрования. Онлайн-платформа предоставляется бесплатно. Однако существуют ограничения. Размер файла не может превышать 100 МБ. Преимущества платформы включают.
- Полная реализация CEP, включая генерацию, шифрование, проверку и дешифрование
- Совместимость с консольной версией CryptoProCSP, и
- Доступ к программе бесплатный сразу после регистрации.
- Документирование рабочих процессов без необходимости использования дополнительного программного обеспечения, и
- Программа может быть использована для проверки подлинности цифровых подписей.
- Проверенные электронные письма могут быть автоматически отправлены получателю по почте или в виде ссылки.
Получатель документа может проверить подлинность документа с помощью ‘Contour.Crypto’ или используемого программного обеспечения. Используемый криптографический алгоритм может быть использован для проверки с помощью специального программного обеспечения. Чтобы подписать документ с помощью онлайн-платформы, выполните следующие действия
- Посетите официальный сайт.
- Зарегистрируйте учетную запись и перейдите в свой личный кабинет, затем
- Перейдите в раздел «Создание ЭП» и
- Загрузите документ, который вы хотите заверить, и
- Добавьте свою ЭП и нажмите на кнопку
- Нажмите на кнопку «Подпись».
Программа создает два файла. Оригинальный файл с цифровой подписью и файл проверки с расширением .sig. Второй файл используется для проверки сертификата, поэтому оба файла должны быть отправлены получателю документа.
Принципиальных различий между режимами аутентификации ESforWord нет. Если вы используете встроенные расширения Microsoft, процесс может занять немного больше времени, чем при использовании приложений сторонних производителей. Использование платного программного обеспечения позволяет экономить время и обрабатывать большие объемы данных. Поэтому выбор между этими двумя методами зависит от объема документооборота и личных предпочтений. С технической точки зрения подписание документов с помощью ЭП не представляет сложности.
Также рекомендуется установить более новую версию Word для обеспечения комфортной работы. Хотя документы можно просматривать и читать с помощью любой версии программного обеспечения, стоит обновить его, чтобы у другой стороны не возникло проблем. Например, файлы с расширением .docx не могут быть прочитаны Word 2003.
Если у вас остались вопросы о том, как подписывать документы различных форматов с помощью цифровой подписи, или вам нужна консультация по безбумажному документообороту: EDI с контрагентами, EDI, EDI HR, EDI на этикетках, электронные файлы — обращайтесь к нашим специалистам. В нашем арсенале — реализация проектов электронного документооборота любой сложности для компаний любой отрасли и любого размера, с использованием широкого спектра технологических решений, включая собственную разработку WA:EDI, напрямую интегрированную с 1С и «Контур.Диадок». .
«>
